Tesis yönetimi hizmetlerinde teklifleri karşılaştırırken en düşük fiyatın güçlü bir avantaj gibi görünmesi son derece doğal.
Ancak temizlik, güvenlik, teknik işletme, peyzaj veya destek hizmetlerinde satın alınan şey yalnızca belirli sayıda personelin çalışma süresi değildir.
Teklifin arkasında iş gücü maliyeti, yönetim kadrosu, ekipman, sarf malzemesi, yasal yükümlülükler, operasyonel yedeklilik, kalite sistemi ve hizmetin sürdürülebilirliği bulunur.
Bu nedenle iki firmanın aynı şartnameye verdiği fiyatlar arasındaki fark, yalnızca ticari tercih farkı olmayabilir.
Fiyat farkı nereden geliyor?
Bir teklif diğerinden belirgin biçimde düşükse önce şu soruyu sormak gerekir:
Firma aynı hizmet modelini mi fiyatladı?
Örneğin bir temizlik hizmetinde tekliflerden biri;
- yönetici veya vardiya sorumlusu maliyetini,
- yıllık izin ve rapor yedeklerini,
- iş kıyafetlerini,
- makine ve ekipman giderlerini,
- kimyasal ve sarf tüketimini,
- eğitim maliyetlerini,
- yol veya yemek giderlerini,
- fazla çalışma ihtimalini
fiyatına dahil ederken başka bir teklif bunların bir bölümünü kapsam dışında bırakmış olabilir.
Kağıt üzerinde iki fiyat aynı işi temsil ediyor gibi görünürken gerçekte iki farklı operasyon modeli karşılaştırılıyor olabilir.
Personel maliyeti yalnızca ücret değildir
İnsan kaynağı yoğun tesis yönetimi hizmetlerinde en büyük maliyet kalemlerinden biri personeldir.
Ancak personel maliyetini yalnızca aylık brüt ücret üzerinden değerlendirmek doğru değildir.
İşveren maliyetleri, yan haklar, izinler, resmi tatiller, fazla çalışma, kıdem ve ihbar yükleri, işe giriş ve çıkış hareketleri, eğitim, sağlık ve güvenlik yükümlülükleri ile yedek personel ihtiyacı toplam maliyetin parçasıdır.
Teklifin bu unsurları karşılamayacak kadar düşük olması, ilk aşamada avantaj sağlasa bile sözleşme döneminde personel devri, hizmet kalitesi düşüşü veya ek maliyet talepleri olarak geri dönebilir.
Şartname aynı, yorum aynı olmayabilir
Satın alma süreçlerinde önemli problemlerden biri de teknik şartnamenin farklı firmalar tarafından farklı biçimde yorumlanmasıdır.
Örneğin işveren “makineli temizlik” talep etmiş olabilir.
Bir firma bunu mevcut ekipmanın kullanılması olarak yorumlarken başka bir firma yeni makinelerin yatırım maliyetini teklifine dahil edebilir.
Benzer şekilde sarf malzemelerinin dahil olup olmadığı, vardiya düzeni, yönetici sayısı veya mobil ekip desteği gibi detaylar net tanımlanmamışsa teklifler arasında önemli farklar oluşabilir.
Bu durumda en düşük fiyatı seçmekten önce yapılması gereken, tekliflerin gerçekten aynı kapsam üzerinden hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol etmektir.
En düşük fiyatın sürdürülebilir olup olmadığı önemli
Bir firmanın düşük fiyat vermesi tek başına olumsuz bir gösterge değildir.
Firma daha verimli bir organizasyon modeli kurmuş olabilir, teknoloji kullanıyor olabilir, ölçek avantajına sahip olabilir veya bazı maliyet kalemlerinde rakiplerinden gerçekten daha avantajlı olabilir.
Sorulması gereken soru şudur:
Bu fiyat, sözleşme boyunca aynı hizmet seviyesini sürdürülebilir biçimde sağlayabilir mi?
Burada firmanın yalnızca fiyatına değil;
- benzer proje referanslarına,
- çalışan ve yönetici kapasitesine,
- finansal yeterliliğine,
- belgelerine,
- operasyon bölgesine,
- ekipman altyapısına,
- iş sürekliliği yaklaşımına
da bakılması gerekir.
Satın alma kararı yalnız fiyat sıralaması olmamalı
Tesis yönetimi satın almalarında daha sağlıklı yaklaşım, fiyatı değerlendirme kriterlerinden biri olarak görmek ancak tek kriter haline getirmemektir.
Örneğin değerlendirme;
ticari teklif + teknik yeterlilik + firma kapasitesi + referanslar + sözleşme koşulları + operasyonel risk
birlikte dikkate alınarak yapılabilir.
Bu yaklaşım en düşük fiyatı otomatik olarak elemez.
Tam tersine, düşük fiyat veren firmanın teklifinin gerçekten daha verimli bir çözümden mi kaynaklandığını yoksa kapsam eksikliğinden mi oluştuğunu anlamayı kolaylaştırır.
Doğru soru: “En ucuz hangisi?” değil
Tesis yönetimi hizmetlerinde satın alma kararının merkezindeki soru yalnızca:
“En ucuz teklif hangisi?”
olmamalı.
Daha doğru soru:
“İhtiyacımız olan hizmet seviyesini, tanımlanan kapsam ve koşullarla, sözleşme süresi boyunca hangi firma sürdürülebilir biçimde sağlayabilir?”
olmalı.
Çünkü satın alma sürecindeki gerçek başarı, sözleşmenin imzalandığı gün elde edilen fiyat avantajıyla değil, hizmet dönemi boyunca ortaya çıkan toplam maliyet, kalite ve operasyonel süreklilikle ölçülür.